1. Upravljavec
2. Kdaj smo upravljavec in kdaj obdelovalec
ABScreations je upravljavec podatkov, ki jih prejme pri povpraševanju, pripravi ponudbe, sklepanju pogodbe, podpori in upravljanju uporabniških računov.
Pri osebnih podatkih zaposlenih in drugih oseb, ki jih naročnik vnese v Ordius Varnost, je naročnik praviloma upravljavec, ABScreations pa pogodbeni obdelovalec. Posameznik zahteve glede teh podatkov praviloma naslovi na svojega delodajalca oziroma organizacijo, ki uporablja Ordius.
3. Katere podatke obdelujemo
Povpraševanja in predstavitve
Obdelamo ime in priimek, e-poštni naslov, podjetje, tip uporabnika ter opis potrebe. Namen je odgovor na povpraševanje, priprava predstavitve ali ponudbe in nadaljnja poslovna komunikacija. Pravna podlaga so koraki pred sklenitvijo pogodbe in zakoniti interes za odgovor na poslovno povpraševanje.
Uporabniški računi in pogodbeno razmerje
Obdelamo identifikacijske in kontaktne podatke uporabnika, dodeljene vloge, podatke o sejah ter zgoščene varnostne dogodke. Namen je omogočanje storitve, nadzor dostopa, podpora in varovanje sistema. Gesla se ne hranijo v berljivi obliki.
Spletni dnevniki
Strežnik ob obisku obdeluje tehnične podatke, kot so naslov IP, čas zahteve, zahtevana pot, brskalnik in odzivni status. Uporabljajo se za varnost, odkrivanje napak in preprečevanje zlorab.
Podatki v aplikaciji
Vrste podatkov določi naročnik glede na svoj VZD proces. Vključujejo lahko zaposlene, delovna mesta, usposabljanja, zdravstvene preglede brez diagnoz, izdaje OVO, incidente, ukrepe, dokumente in dokazila. Obdelujemo jih samo za zagotavljanje storitve ter po dokumentiranih navodilih naročnika.
Piškotki
Javna predstavitvena stran ne uporablja analitičnih ali oglaševalskih piškotkov. Prijavljena aplikacija uporablja nujni varnostni sejni piškotek, brez katerega prijava in zaščiten dostop ne delujeta.
4. Roki hrambe
| Podatki | Rok |
|---|---|
| Povpraševanja in komunikacija pred pogodbo | 12 mesecev po zadnji komunikaciji, razen če nastane pogodba, pravni zahtevek ali druga zakonska obveznost. |
| Spletni dnevniki | 30 dni. |
| Zgoščeni prijavni in varnostni dogodki | 12 mesecev. |
| Podatki aktivnega naročnika | Za čas naročnine oziroma po navodilih naročnika. |
| Podatki po prenehanju | 30 dni za izvoz, nato izbris iz aktivnega sistema. Kopije potečejo po rednem ciklu, najpozneje v 12 mesecih. |
| Pogodbeni in računovodski dokumenti | V skladu z veljavnimi zakonskimi roki. |
Podatki, ki po izbrisu ostanejo samo v šifriranih varnostnih kopijah, niso dostopni v običajnem delovanju in se uporabijo samo ob obnovi po incidentu. Ob obnovi se ponovno uveljavijo izvedeni izbrisi.
5. Prejemniki in podobdelovalci
Podatke obdelujejo samo pooblaščene osebe in ponudniki, potrebni za izvajanje storitve. Ključna ponudnika sta Hetzner Online GmbH za gostovanje in varnostne kopije ter Zoho Corporation B.V. za Zoho Mail in ZeptoMail. Posodobljen seznam, lokacije in nameni so objavljeni na strani Varnost in obdelava podatkov.
Primarni podatki aplikacije in zunanje kopije so v Nemčiji. Račun ZeptoMail in Zoho Mail uporablja EU podatkovno regijo. Zoho lahko v omejenih primerih omogoči nadzorovan podporni dostop izven EGP na podlagi ustreznih pogodbenih zaščit.
6. Pravice posameznika
Glede na okoliščine lahko zahtevate dostop, popravek, izbris, omejitev obdelave, prenosljivost ali ugovarjate obdelavi. Kadar obdelava temelji na privolitvi, jo lahko prekličete brez vpliva na preteklo zakonitost obdelave.
Pred odgovorom lahko zahtevamo razumno potrditev identitete. Če se zahteva nanaša na podatke, ki jih v Ordiusu vodi vaš delodajalec oziroma druga organizacija, jo bomo posredovali pristojnemu upravljavcu ali vas usmerili nanj.
Če menite, da je obdelava nepravilna, lahko vložite prijavo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije.
7. Kontakt in spremembe
Za vprašanja o zasebnosti ali uveljavljanje pravic pišite na . Politiko lahko posodobimo ob spremembi storitve ali pravnih zahtev; na strani vedno objavimo datum zadnje spremembe.